Oslovenie mediátora a úvodná konzultácia
Mediátora oslovujú buď obe strany naraz po vzájomnej dohode alebo je oslovený jednou zo strán a úlohou mediátora je skontaktovať stranu druhú. Na úvodnej konzultácii (individuálnej alebo spoločnej) je stranám sporu vysvetlený princíp a možnosti mediácie a zároveň je posúdená vhodnosť sporu na mimosúdne riešenie. Konzultácia sa môže uskutočniť aj telefonicky.
Začatie mediačného konania
Mediácia sa začína prvým stretnutím po súhlase všetkých strán sporu.. Uzavrie sa písomná dohoda medzi stranami sporu a mediátorom, v rámci ktorej je vysvetlený mediačný proces a jeho pravidlá. Strany sporu sú zároveň mediátorom poučené o ich právach a povinnostiach, o možnostiach skončenia mediácie a o dôvernosti mediačného konania.
Pochopenie problému a identifikovanie záujmov a potrieb oboch strán
Mediátor poskytne každej strane príležitosť ako dotyčný/á vníma situáciu, vymedzia sa body v ktorých sa strany sporu zhodujú a v ktorých sa rozchádzajú. Cieľom mediátora je, aby aj protistrany pochopili pohľad druhej strany na spor a zmenili svoj postoj zo súperenia na spoluprácu v rámci hľadania možného riešenia. To je možné formou spoločných alebo formou individuálnych stretnutí.
Návrhy a hľadanie riešení
Strany sporu vyjadrili v predošlých častiach mediácie svoje postoje a záujmy a vypočuli si aj protistranu. V spolupráci s mediátorom teraz hľadajú a navrhujú možné riešenia. Nie vždy sa dospeje priamo ku konečnému záveru. Ak je problém zložitejší a strany súhlasia, môže byť k mediácii prizvaný odborník, ktorý vyjadrí svoj nezaujatý a nestranný názor na problém.
Uzavretie záväznej dohody
Ak sa strany sporu zhodli na riešení, v záverečnej fáze dochádza k špecifikovaniu a spísaniu konkrétneho riešenia. Mediátor sa nestáva stranou výslednej dohody, preto nemá právo zasahovať do jej obsahu. Mediačná dohoda má silu záväznej zmluvy. Dohoda môže byť dodatočne podpísaná aj pred notárom alebo môže byť schválená súdom vo forme zmieru.Takéto dohody sú právne záväzné.
V neposlednom rade je devízou mediačného konania, že pokus o mimosúdne urovnanie mediáciou nezbavuje strany sporu možnosti domáhať sa práv na súde.
